Política de Privacidad de DentalNote

Versión: 1.0

Fecha de vigencia propuesta: 4 de agosto de 2026

Última actualización: 4 de agosto de 2026

1. Identificación del servicio

DentalNote es una plataforma tecnológica de gestión clínica y dental operada actualmente por Sebastián Andrés Sánchez Aguilera, persona natural domiciliada en Maipú, Chile.

• Nombre comercial: DentalNote
• Sitio web: https://dentalnote.cl
• Contacto de privacidad y soporte: administraciondentalnote@gmail.com

Esta Política explica cómo se tratan los datos personales relacionados con el sitio, las cuentas de usuarios y el uso de la plataforma.

2. Roles de DentalNote y de las clínicas

DentalNote puede actuar en dos roles distintos:

1. Proveedor tecnológico o encargado del tratamiento: respecto de los datos de pacientes y datos clínicos que una clínica o profesional incorpora y administra en la plataforma. En estos casos, la clínica o profesional determina la finalidad sanitaria y las instrucciones de tratamiento.
2. Responsable de tratamientos propios: respecto de los datos necesarios para crear y administrar cuentas de profesionales, prestar soporte, proteger la plataforma, gestionar la relación contractual, enviar comunicaciones operativas y mantener registros técnicos de seguridad.

DentalNote no presta directamente atenciones de salud, no formula diagnósticos y no reemplaza el criterio del profesional tratante.

3. Personas a quienes aplica esta Política

Esta Política puede aplicar a:

• profesionales odontólogos;
• clínicas y sus representantes;
• personal administrativo autorizado;
• pacientes cuyos datos son incorporados por una clínica o profesional;
• personas que solicitan o gestionan citas;
• usuarios de soporte;
• visitantes del sitio web.

Actualmente los pacientes no disponen de una cuenta propia en DentalNote.

4. Datos personales tratados

Según el uso de la plataforma, se pueden tratar las siguientes categorías:

4.1. Datos de profesionales y usuarios

• nombre y apellidos;
• RUT u otro identificador;
• correo electrónico y teléfono;
• clínica, cargo, especialidad y rol;
• credenciales de acceso;
• actividad de cuenta, accesos y eventos de seguridad;
• comunicaciones de soporte y administración.

4.2. Datos de pacientes

La clínica o profesional puede incorporar:

• nombre, RUT u otro documento de identificación;
• fecha de nacimiento, sexo, dirección y datos de contacto;
• datos de representante o apoderado cuando corresponda;
• antecedentes de agenda, citas y asistencia;
• información de ficha clínica;
• odontograma, evoluciones y antecedentes de salud;
• tratamientos, recetas, indicaciones y presupuestos;
• fotografías, radiografías, documentos y consentimientos;
• información de pagos vinculada a prestaciones, sin datos de tarjetas bancarias;
• registros de acceso, descarga, modificación y auditoría.

La información de salud y la ficha clínica constituyen datos sensibles y reciben protección reforzada.

4.3. Datos técnicos

DentalNote puede registrar:

• dirección IP;
• navegador, sistema operativo y dispositivo;
• fecha y hora de acceso;
• identificadores de sesión;
• eventos de autenticación, seguridad y auditoría;
• errores técnicos y métricas operativas estrictamente necesarias.

DentalNote no utiliza actualmente Google Analytics, Meta Pixel, Hotjar, Microsoft Clarity ni herramientas similares de perfilamiento o publicidad.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos pueden tratarse para:

• crear y administrar cuentas;
• prestar la plataforma contratada;
• gestionar agenda, citas, confirmaciones y reagendamientos;
• mantener fichas clínicas y continuidad de atención;
• generar documentos, recetas, presupuestos y reportes;
• administrar roles, clínicas y permisos;
• enviar correos transaccionales sobre citas, seguridad o soporte;
• responder consultas y solicitudes;
• mantener seguridad, auditoría y prevención de accesos indebidos;
• cumplir obligaciones legales, sanitarias, contractuales y contables;
• investigar incidentes y recuperar el servicio;
• ejercer o defender derechos.

DentalNote no usa datos clínicos para publicidad, venta de perfiles ni entrenamiento de servicios externos de inteligencia artificial.

6. Fundamento del tratamiento

El tratamiento se realiza conforme a las instrucciones de la clínica o profesional, el consentimiento cuando resulte exigible, la ejecución de contratos, el cumplimiento de obligaciones legales y sanitarias, y las demás autorizaciones previstas por la normativa aplicable.

Cuando la clínica o profesional incorpora datos de pacientes, debe contar con una base jurídica suficiente, informar al paciente y obtener los consentimientos que correspondan.

7. Comunicaciones

DentalNote utiliza:

• Resend para correos transaccionales automatizados;
• Google/Gmail para comunicaciones administrativas y soporte;
• enlaces manuales a WhatsApp cuando el usuario decide iniciar la comunicación.

Actualmente no se realizan envíos automatizados por WhatsApp ni campañas de marketing. Si en el futuro se incorporan comunicaciones promocionales, se informará previamente y se habilitará una opción de baja o consentimiento separado cuando corresponda.

8. Proveedores tecnológicos y tratamiento internacional

DentalNote utiliza proveedores necesarios para operar:

• Render: alojamiento de la aplicación y base de datos; la región informada es Oregon, Estados Unidos.
• Cloudflare R2: almacenamiento privado de archivos, con acceso público deshabilitado y entrega mediante enlaces temporales firmados.
• Resend: envío de correos transaccionales.
• Google/Gmail: correo administrativo y soporte.

Estos proveedores pueden tratar datos fuera de Chile según su infraestructura y condiciones contractuales. DentalNote procura limitar la información compartida a lo necesario y aplicar medidas contractuales, técnicas y organizativas razonables.

DentalNote no vende datos personales a estos proveedores ni a terceros.

9. Seguridad

DentalNote aplica medidas como:

• autenticación y contraseñas protegidas;
• permisos basados en roles;
• separación lógica entre clínicas;
• almacenamiento privado de archivos;
• enlaces temporales firmados;
• auditoría de eventos relevantes;
• redacción de información sensible en registros técnicos;
• controles sobre tokens y enlaces públicos;
• medidas de respaldo y recuperación sujetas a la operación del servicio.

Ningún sistema es completamente infalible. Ante un incidente, DentalNote adoptará medidas de contención, análisis, recuperación y comunicación conforme a la normativa y a las obligaciones contractuales aplicables.

10. Conservación

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y para cumplir obligaciones legales, sanitarias, contractuales y de seguridad.

Las fichas clínicas y documentos asociados deben conservarse por el prestador de salud durante al menos quince años desde el último ingreso de información, sin perjuicio de plazos superiores que resulten aplicables.

Al terminar una relación contractual, DentalNote podrá mantener información bloqueada o restringida cuando sea necesario para cumplir obligaciones, permitir exportaciones, atender reclamos o preservar evidencia. La eliminación o anonimización se realizará cuando sea jurídicamente procedente y técnicamente segura.

11. Derechos de las personas

Las personas pueden solicitar, según la normativa vigente:

• información y acceso a sus datos;
• rectificación o actualización;
• eliminación o cancelación cuando proceda;
• bloqueo en los casos aplicables;
• revocación del consentimiento sin efecto retroactivo;
• oposición al uso de datos con fines publicitarios.

Desde la entrada en vigencia de la Ley N.º 21.719 también serán aplicables, en los términos legales, los derechos reforzados de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo.

Las solicitudes deben enviarse a administraciondentalnote@gmail.com. Se podrá pedir información razonable para verificar la identidad y evitar entregas indebidas.

Cuando la solicitud se refiera a una ficha clínica administrada por una clínica o profesional, DentalNote podrá derivarla al prestador responsable y colaborar técnicamente con su respuesta. La eliminación no procederá cuando exista una obligación legal de conservación.

12. Datos de niños, niñas y adolescentes

DentalNote no está dirigido directamente a menores de edad como usuarios. Las clínicas o profesionales que registren datos de pacientes menores deben actuar mediante sus representantes legales y cumplir las reglas sanitarias y de protección de datos aplicables.

13. Cookies

DentalNote usa cookies y mecanismos técnicos estrictamente necesarios para autenticación, sesión, seguridad y funcionamiento. No usa actualmente cookies de analítica publicitaria. Los detalles se encuentran en la Política de Cookies.

14. Cambios a esta Política

DentalNote puede actualizar esta Política cuando cambien la ley, los proveedores, las funcionalidades o las prácticas de tratamiento. Los cambios materiales serán publicados con una nueva fecha y versión y, cuando corresponda, se solicitará una nueva aceptación.

15. Normativa de referencia

Esta Política considera, entre otras normas:

• Ley N.º 19.628 sobre protección de la vida privada;
• Ley N.º 20.584 sobre derechos y deberes de las personas en su atención de salud;
• Decreto N.º 41 del Ministerio de Salud sobre fichas clínicas;
• Ley N.º 21.719, con vigencia general desde el 1 de diciembre de 2026.

Nota: Borrador final sujeto a revisión jurídica antes de publicación.